Approbation des comptes de la société : nos conseils

Maître Nathalie Finger-Ollier, avocate chez Avocats & Partenaires à St Etienne, vous apporte ses conseils concernant l'approbation des comptes.

Le code de commerce prévoit  que le dirigeant de société, quelque soit le type de société, civile ou commerciale, doit réunir toutes les années ses associés en assemblée  générale ordinaire afin d'approuver les comptes. Le formalisme légal doit être respecté, pour éviter amendes et sanctions fiscales. Nous vous rappelons l'essentiel pour bien approuver ses comptes quand on est en société.

L'Assemblée Générale Ordinaire, afin d'approuver les comptes, doit intervenir dans les six mois de la clôture des comptes de la société.

La mission du dirigeant consiste à :

- Etudier les comptes, rédiger un rapport qui va retracer l'activité qui s'est déroulée pendant la période de référence, en retraçant les principaux événements, les investissements, l'état de la trésorerie, le nombre de salariés. Il devra également exposer l'évolution de la société postérieurement à la date de clôture de l'exercice, dans la période intercalaire entre la date de clôture et la tenue de l'assemblée. Dans ce rapport, le gérant propose une affectation du résultat de l'exercice en s'assurant que la réserve légale est bien dotée (sociétés commerciales) pour atteindre 10 % du capital. Il indiquera le montant des dépenses effectuées dans le cadre de l'article 39–4 du code général des impôts. 

- Rédiger un rapport spécial mentionnant les conventions visées à l'article L223-19 du code de commerce (rémunérations, comptes courants d'associés, refacturations, cotisations personnelles de l'exploitant, articles 82 et 83)

- Convoquer les associés qui devront pouvoir assister à l'assemblée générale ordinaire annuelle qui sera présidée par le dirigeant, en respectant les délais légaux ou statutaires.

- Tenir cette assemblée en prenant la précaution de faire signer une feuille de présence aux associés qui entrent en séance, sans oublier que le quorum  doit être atteint pour que les associés puissent voter.

- Rédiger le procès-verbal de réunion qui attestera que cette assemblée s'est matériellement tenue.

Pour les sociétés commerciales, à l'exception des sociétés en nom collectif, les comptes devront être déposée auprès du greffe du tribunal de commerce de rattachement. Les comptes seront déposés mais éventuellement rendu confidentiel si le dirigeant le souhaitent et si il est dans l'un des cas où la loi le rend autorisé.

Il conviendra également de déposer la proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée ainsi que la résolution votée.

Que se passe-t-il si le formalisme légal n'a pas été respecté ?

Le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d'enjoindre sous astreinte le dirigeant de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.

Le dirigeant qui n'a pas soumis à l'approbation de l'assemblée des associés les comptes annuels et le rapport de gestion est puni d'une amende de 9000 € (article L241-5 du code de commerce).

Il est à noter que d'un point de vue fiscal, la société qui ne réunit pas ses associés annuellement est considéré comme société fictive. 

Le cabinet "avocats et partenaires" est là pour vous assister dans cette obligation. Notre métier est de vous aider dans toutes les étapes de cette réunion importante pour toute société.

Date : 11 octobre 2017